Het VOG-beleid van NHV voldoet aan de volgende randvoorwaarden rondom de aanvraag, registratie en monitoring van VOG’s.
• Informatieverplichting: We informeren (toekomstige) medewerkers en vrijwilligers over het aanvragen van een VOG, zodat zij kunnen beslissen of ze de informatie willen verstrekken. Dit wordt vermeld in vacatureteksten, wervingsteksten en opgenomen in arbeidscontracten en andere overeenkomsten. Dit is opgenomen in de Privacyverklaring van NHV.
• Doelmatig en met een legitieme reden: We maken alleen gebruik van screening door middel van VOG’s wanneer we er als NHV een gerechtvaardigd belang bij hebben. We gebruiken de gegevens uit de screening uitsluitend ter onderbouwing van het
besluit of iemand wel/niet een bepaalde functie kan uitoefenen, en we gebruiken de gegevens niet voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verkregen.
• Dataminimalisatie: We bewaren geen (kopieën van) VOG’s, maar uitsluitend de volgende registratie: naam en functie, datum van afgifte VOG, aanvraagcode, en dat er een echtheidscheck heeft plaatsgevonden, incl. door wie en op welke datum
(dit wordt verder uitgewerkt in de bijlage ‘Werkinstructie aanvraag VOG’s).
• Discretie: We gaan zorgvuldig en discreet om met informatie over het wel of niet kunnen tonen van een VOG, met name in het geval dat iemand geen VOG kan of wil tonen.
• Bewaartermijnen: We bewaren deze gegevens slechts zolang als dat nodig is voor het doel van de screening, namelijk tot een volgende screening of tot iemand niet langer voor ons actief is (einde werkverband of vrijwilligersrelatie).
• Beveiliging: De gegevens zijn goed beveiligd in een systeem waarin alleen functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de VOG’s toegang hebben. Dit systeem heeft een tweestapsverificatie.

Bij het aanvragen van VOG’s hanteren we het overzicht van functies en bijbehorende
screenings¬profielen (met de codes en uitleg zoals opgesteld door Justis) in Bijlage 1. Bij dit
overzicht is per functie afgewogen welke screeningsprofielen noodzakelijk en proportioneel
zijn. Als we in individuele gevallen besluiten af te wijken van dit overzicht, wordt dit schriftelijk
onderbouwd en vastgelegd. Dit doen we om te voldoen aan de AVG.

Als NHV stellen we een VOG verplicht voor personen (vrijwilliger of medewerker) in functies waarbij we een hoger risico op mogelijke integriteitsschendingen zien. Dat zijn:
• Leidinggevenden, bestuurders
• Personen werkzaam met sporters: trainers, coaches, teambegeleiders, (para)medische begeleiders, diëtisten en voedingsdeskundigen, psychologen, docenten
• Personen in de functies: financieel, HR, integriteit en VCP’ers
• Officials (met directe invloed op de wedstrijd)zoals scheidsrechters
• Leden van de volgende commissies en werkgroepen: o.a. tuchtcommissie, landelijke werkgroepen
• Overige personen die werken met minderjarigen en/of kwetsbare personen
• Overige personen die werken in een machtspositie (waar anderen afhankelijk zijn)
• Deelnemers aan opleidingen van NHV, die voorbereiden op één van bovenstaande functies (bijv. trainer of arbiter)

Deze verplichting geldt voor alle personen die deze functie uitoefenen, ongeacht de aard van de werkrelatie, dus in een tijdelijk of vast dienstverband, als stagiaire, structurele vrijwilliger, benoemd bestuurder of toezichthouder, of als zzp’er.

Als NHV vinden we het belangrijk om de veiligheid en integriteit in onze organisatie continu te kunnen waarborgen. Daarom hanteren we voor de VOG een geldigheid van 3 jaar, waarna de VOG opnieuw getoond dient te worden. Het is de verantwoordelijkheid van NHV om na drie jaar opnieuw om een VOG te vragen.

Voor alle huidige en nieuwe medewerkers/vrijwilligers in functies waarvoor we een VOG verplicht stellen, worden de kosten voor de aanvraag van een VOG vergoed door NHV bij de eerste aanvraag en bij herhaalde aanvragen (na 3 jaar). De kosten hiervoor zijn het eerste jaar [totaal aantal medewerkers * VOG-tarief lokale gemeente]. Daarna worden de jaarlijkse kosten begroot op: [aantal medewerkers / 3 * VOG-tarief lokale gemeente], uitgaande van [totaal aantal medewerkers] die iedere 3 jaar een nieuwe VOG moeten overleggen. Deze kosten worden opgenomen in onze begroting. Onder bondsbureau vallen alle medewerkers die in dienst zijn van het NHV. Zelfstandigen met een overeenkomst van opdracht moeten voor eigen rekening een VOG aanvragen
Sportorganisaties waar vrijwilligers werkzaam zijn die werken met kwetsbare personen, kunnen ook gebruik maken van de Regeling Gratis VOG. Als NHV is dat bij ons het geval. Op basis van de Regeling Gratis VOG zullen we kosteloos VOG’s aanvragen voor vrijwilligers van NHV die werken met kwetsbare personen.

Justis kan een VOG digitaal of op papier (per post) laten bezorgen. De nieuwe medewerker / vrijwilliger mag hier zelf uit kiezen. Als NHV geven we de voorkeur aan een digitale versie. Dit communiceren we op voorhand aan de aanvragende medewerker. Aanvragers krijgen de digitale VOG afgeleverd in de Berichtenbox van Mijn Overheid en kunnen deze vervolgens
per e-mail naar ons doorsturen. Bij NHV controleren we vervolgens of de inhoud van de VOG het opgegeven screeningsprofiel bevat, en controleren we de echtheid via www.validatie.nl. Na controle vernietigen we de digitale VOG weer.

[NB Toelichting: De digitale VOG heeft een andere kleur (roze), en zichtbare echtheidskenmerken zoals het watermerk zijn vervangen door onzichtbare, digitale echtheidskenmerken. De digitale VOG kost net als de papieren VOG via Justis €44,15.]

De VOG dient voor aanvang van de werkzaamheden verstrekt te worden. Dit vermelden we in vacatureteksten en wervingsteksten voor vrijwilligers als volgt: “In het kader van ons VOG-beleid in de sport, vragen wij voor personen in deze functie/rol een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG). Het ontvangen van een VOG is een expliciete voorwaarde voor het tot stand komen van een (arbeids)overeenkomst of deze vrijwilligersrol. Als er geen VOG aangeleverd kan worden, is samenwerken helaas niet mogelijk”.

Wanneer iemand geen VOG (meer) kan of wil tonen, wordt de samenwerking niet aangegaan. Ook kan het aanleiding geven om een lopende samenwerking te heroverwegen. Hierbij kan dit ook leiden tot aanpassing van de beoogde functie en/of activiteiten. Dit wordt opgenomen in (arbeids-)contracten en andere overeenkomsten op basis waarvan samengewerkt wordt.

Als iemand niet de Nederlandse nationaliteit heeft, verzoeken we in eerste instantie om een VOG in Nederland aan te vragen. Dit kan via deze link. Is het niet mogelijk om een VOG aan te vragen, dan verzoeken we diegene om equivalent uit het land van herkomst te tonen, en/of om een EU Certificate of Good Conduct aan te vragen. Dit is het Europese equivalent van een VOG. Aanvragen kan
via deze link. 

Tot slot zullen we actief referenties en/of getuigschriften controleren van organisaties waar iemand eerder actief was.

Dit beleid hangt samen met een aantal andere beleidsdocumenten. Daarom zullen de
keuzes uit dit beleidsdocument ook verwerkt worden in de volgende stukken/werkprocessen:
• communicatie richting leden, clubs en werknemers
• vacatureteksten en wervingsprocedures
• gedragscodes en gedragsregels
• inkoopovereenkomsten (zzp’ers)
• vrijwilligers- en stageovereenkomsten (vrijwilligers en stagiaires)
• Checklist indiensttreding
• begroting
• privacyverklaring
• integriteitsplan
• reglementen van commissies