De hoofdregel is dat alleen foto’s mogen worden gepubliceerd van personen die herkenbaar in beeld zijn als deze personen daar toestemming voor hebben gegeven. Dat geldt zowel voor foto’s die online worden geplaatst als voor foto’s die in een clubblad of folder worden gezet. Indien de club foto’s wil publiceren waarop individuele sporters/officials herkenbaar in beeld zijn, dan heeft de fotograaf daar zijn of haar uitdrukkelijke toestemming voor nodig. Deze toestemming zal ook actief moeten worden gegeven door de sporter/official. De club zou daarvoor bijvoorbeeld bij de aanmelding als lid toestemming kunnen vragen tot het publiceren van zijn of haar foto’s op de website van de club, in het clubblad of via andere kanalen. In geval het lid minderjarig is, is toestemming van zijn of haar ouder(s) nodig. Het zal duidelijk moeten zijn waarvoor precies toestemming wordt gegeven en waar de foto geplaatst zou kunnen worden. Als een lid/ouder geen toestemming geeft is het niet toegestaan om zijn of haar foto te publiceren. Dit zal dus goed in de gaten moeten worden gehouden.

Mochten leden of aanwezigen foto’s maken tijdens een evenement bij de club, dan heeft de club geen controle over het publiceren van deze foto’s. De club is daarvoor ook niet verantwoordelijk. Dat wil niet zeggen dat de club helemaal niets hoeft te doen. Zeker als bij de club bekend is dat er leden zijn die bijvoorbeeld bezwaren hebben tegen het publiceren van hun foto op internet. De club zou dan in de clubregels, de lidmaatschapsvoorwaarden, op de website of in het clubhuis aandacht moeten geven hieraan. Zo kan bijvoorbeeld aangegeven worden dat het maken van foto’s uiteraard is toegestaan, maar dat het publiceren van foto’s op internet alleen mag als daarvoor toestemming bestaat van de personen op de foto. Indien gewenst kan in de voorwaarden worden gezet dat de club niet aansprakelijk is voor foto’s die door derden worden gepubliceerd. Mocht een persfotograaf of een andere professionele fotograaf foto’s maken van bepaalde evenementen op de club, dan zal deze zelf moeten zorgen dat hij de belangen van de sporters in acht neemt. Deze hebben niet altijd toestemming nodig om foto’s te mogen publiceren. Als de club zelf een fotograaf inschakelt om van een bepaald evenement foto’s te maken dan is het belangrijk om goede afspraken te maken. De club kan afspreken dat de fotograaf eerst toestemming vraagt aan de sporter/official voordat hij zijn of haar foto publiceert. Een andere mogelijkheid is dat de club afspreekt dat de fotograaf eerst de foto’s laat zien die hij/zij wil publiceren, zodat de club kan controleren of alleen personen die toestemming hebben gegeven tot publicatie op deze foto’s staan. In de vraag om toestemming zal dan wel moeten zijn opgenomen dat het ook kan gaan om een publicatie door een ingehuurde fotograaf. Let op, want in veel algemene voorwaarden van fotografen staat dat de club toestemming geeft dat de foto’s mogen worden gepubliceerd. Als de club daarmee instemt heeft u geen controle meer en is de club afhankelijk van de goede wil van de fotograaf mocht een lid bij de club klagen hierover.

Als een persoon de club verzoekt om een foto van de website te verwijderen waar hij/zij of zijn/haar kind herkenbaar op staat, raad ik aan om daar gehoor aan te geven. Zeker als u als club niet kunt bewijzen dat de fotograaf toestemming heeft voor die publicatie. Alleen als het heel veel moeite zou kosten om de foto te verwijderen (bijvoorbeeld op een papieren folder), dan zou de club andere
afspraken kunnen maken hierover. Echter, als de betreffende persoon een redelijk belang heeft tegen deze publicatie, dan heeft hij/zij ook recht op verwijdering of vernietiging van de publicatie. Het kan ook voorkomen dat een lid of andere sporter bij de club klaagt als zijn/haar foto wordt gepubliceerd door een fotograaf die heeft aangegeven dat die door de club is ingehuurd. Het komt
vaak voor dat een fotograaf met een beroep op zijn auteursrecht weigert om een foto te verwijderen. Dat kan de club in een lastige positie brengen. De club heeft namelijk de fotograaf de mogelijkheid geboden om deze foto’s te maken. Ook daarom is het goed om afspraken te maken met de fotograaf. De club kan bijvoorbeeld afspreken dat de fotograaf gehoor zal geven aan ieder redelijk verzoek tot verwijdering van een foto van een persoon die op uw sportevenement is gefotografeerd. Al met al is voorzichtigheid geboden bij het publiceren van foto’s van sportevenementen op van de vereniging of bij het inhuren van fotografen.

Als NHV hebben we een aantal spelregels samengesteld:
– De thuisspelende vereniging is en blijft verantwoordelijk voor de veiligheid van spelers en officials;
– De fotograaf dient zich voorafgaande aan de wedstrijd gemeld te hebben bij de vertegenwoordiger van de thuisspelende vereniging;
– De thuisspelende vereniging dient met de tegenstander te overleggen of er bezwaren zijn tegen fotografie van hun spelers/speelsters en de officials;
– De fotograaf dient zich te legitimeren m.b.v. bijvoorbeeld een perskaart;
– De fotograaf dient aan te geven met welk doel hij fotografeert;
o T.b.v. welk medium; o Is er al of niet publieke publicatie van de foto’s;
o Is het voor privé gebruik?
– De thuisspelende vereniging instrueert de fotograaf wat het bewegingsgebied is;
o B.v. Niet naast de doelen, achter het doel met inachtneming van 2 m ruimte aan de achterzijde etc.;
o Niet achter de spelersbanken/wedstrijdtafel;

Indien er bezwaren zijn van spelers/speelsters en officials tegen publicatie mogen die beelden niet gebruikt worden.

Nogmaals: de thuisspelende vereniging is verantwoordelijk voor de goede afhandeling.