Vanaf seizoen 2024-2025 ontvangen alle handbalverenigingen elke twee jaar een uitnodiging voor deelname aan de verenigingsmonitor. Vanaf dat moment hebben bestuurders ongeveer tweeënhalve maand de tijd om de vragenlijst in te vullen. De vragenlijst bevat zo’n tachtig vragen en het duurt ongeveer een uur om deze in te vullen. Dit hoeft niet in één keer en dit hoeft niet gedaan te worden door één persoon. De vragenlijst is opgedeeld in tien onderdelen. Via de portal kan elk onderdeel naar een specifieke functionaris worden verstuurd, waardoor het invulwerk verdeeld wordt.
Ook blijven de gegevens bewaard waardoor verenigingen historie opbouwen. Dat is goed nieuws voor de volgende editie in de toekomst, want is de vragenlijst al eerder ingevuld door de vereniging, dan zal de volgende keer het veel minder tijd kosten om de vragenlijst in te vullen. Het systeem slaat namelijk de antwoorden op bij de volgende uitvraag waardoor je alleen de wijzigingen hoeft aan te passen. Dus het is eenmalig goed de verenigingsmonitor invullen en het daarna bijhouden.

Met de verenigingsmonitor krijgen bestuurders inzicht in hoe hun vereniging ervoor staat. Met een benchmark dashboard kunnen bestuurders hun eigen vereniging op specifieke onderdelen vergelijken met andere (sport)verenigingen. Bestuurders zien op welke terreinen het goed gaat, waarin verbeteringen doorgevoerd kunnen worden en waar kansen liggen. Ze zien bijvoorbeeld of leden van andere verenigingen minder of meer contributie betalen dan eigen leden en hoe andere verenigingen inkomsten genereren. Deze informatie kunnen zij gebruiken voor het (door)ontwikkelen van beleid, focuspunten en acties. De informatie is ook inzichtelijk voor het bondskantoor en kan de vereniging ook gebruiken voor de lokale sportondersteuning om het gesprek te verrijken.