Wijziging mailboxen verenigingen
Om beter op de wensen en behoeften van de verenigingen in te spelen en de communicatie te verbeteren heeft het NHV besloten om het communicatiebeleid aan te passen. Wij gaan gerichter communiceren naar de verenigingen en functionarissen.
Secretarissen
In de huidige situatie wordt iedere e-mail verstuurd naar vereniging@handbal.nl. Dit wordt in de nieuwe situatie aangepast. De informatie wordt voortaan rechtstreeks verstuurd aan diegene die door de vereniging is aangegeven als functionaris voor het specifieke onderdeel. De gegevens in Sportlink Club zijn hiervoor leidend. Uiteraard wordt het secretariaat op de hoogte gebracht van elke verstuurde e-mail vanuit het NHV.
Om deze gerichte communicatie succesvol te laten zijn, is het noodzakelijk dat verenigingen hun informatie met betrekking tot kaderleden actueel hebben weergegeven in Sportlink Club en dat de juiste personen als contactpersoon aan de functie zijn gekoppeld. De kaderleden die op dit moment geregistreerd staan vind je terug in Sportlink Club, in de functionarissenlijst onder het menu ‘personen’.
Het NHV zal gebruikmaken van het contact e-mailadres dat aan de betreffende persoon gelinkt is. In Sportlink is het daarnaast mogelijk om een persoonlijk e-mailadres te linken aan de persoon, deze is ook gekoppeld aan de HandbalNL app. Hierop kan de vereniging met het lid communiceren.
Wij willen jullie vragen dit uiterlijk 28-02-2023 aan te passen. Vanaf 01-03-2023 zullen wij alleen nog communiceren naar de contactpersonen zoals in Sportlink vermeld staan.
Voor het muteren van de gegevens verwijzen we naar de handleiding van Sportlink.
Mailbox:
Bovenstaande stappen hebben ook invloed op de mailboxen van vereniging@handbal.nl
Deze mailboxen zullen verdwijnen per 28-02-2023. Het is de verantwoordelijkheid van de vereniging om zelf een eigen mailbox te verzorgen, dit kan vaak eenvoudig aangemaakt worden bij de provider van de eigen (verenigings)website.
Indien de vereniging de e-mails wilt behouden uit vereniging@handbal.nl dan dient de vereniging hiervan een back-up te maken.
Per 01-03-2023 kan het vereniging@handbal.nl e-mailadres niet meer gebruikt worden en wordt er geen e-mail meer op ontvangen. Het is dus belangrijk dat de vereniging alle e-mailadressen die gekoppeld zijn aan functies binnen Sportlink Club actualiseert. Denk er ook aan om de gewijzigde adressen te communiceren aan de externe partijen waarmee contact plaatsvindt via het NHV-verenigingsmailadres. Tot 01-03-2023 kan er een autoreply ingesteld worden naar het nieuwe e-mailadres.
Hulp nodig?
Hebben jullie hulp nodig bij het wijzigen van de informatie in Sportlink, neem dan contact op met de Helpdesk van Sportlink.
Heb je hulp nodig bij het aanmaken van een nieuw mailadres/mailbox? Neem dan contact op met ICT@handbal.nl.
Wat ontvangen wij graag van de vereniging:
- Een nieuw standaard e-mailadres (bijvoorbeeld info@vereniging.nl)
- Wil de vereniging een forward hebben van vereniging@handbal.nl naar info@vereniging.nl
- Welke tekst wilt de vereniging gebruiken als auto-reply
Al het bovenstaande kan verstuurd worden naar ict@handbal.nl
FAQ
Hoe kan ik andere verenigingen benaderen nu vereniging@handbal.nl verdwijnt?
Maak gebruik van het adresboek in Sportlink Club. Wanneer iedere vereniging hier goed gebruik van maakt kan er indien gewenst direct contact opgenomen worden met het Wedstrijdsecretariaat of Contactpersoon.
Hoe beter iedere vereniging het Adresboek bijhoudt, hoe makkelijker het is om contact met elkaar te zoeken.
Daarnaast is het nieuwe standaard e-mailadres ook te zien in Sportlink, de HandbalNL app en op de website onder programma/standen/uitslagen.
Hoe kan ik het standaard e-mailadres van de vereniging in Sportlink aanpassen?
Stuur een e-mail naar ict@handbal.nl en het standaard e-mailadres van de vereniging wordt gewijzigd.
Hoe kan ik een back-up van vereniging@handbal.nl maken?
Op dit moment is het in Roundcube alleen mogelijk om berichten één voor één eruit te halen.
Wel kan je het vereniging@handbal.nl importeren in een e-mailprogramma (bijvoorbeeld Outlook). Dit doe je door het adres toe te voegen als IMAP.
Wanneer de berichten zijn ingeladen, kan er vanuit Outlook een export (.pst-bestand) gemaakt worden. Deze export kan je bij het nieuwe standaard e-mailadres dan weer importeren.
Ik wil geen nieuwsbrieven van het NHV ontvangen op mijn privé-emailadres?
Door de wijziging die wij nu doorvoeren kan er bij een functionaris in Sportlink Club een ‘’contact-emailadres’’ toegevoegd worden. Dit e-mailadres gebruiken wij als NHV zijnde voor de nieuwsbrieven/berichten om contact te krijgen met de functionaris/vereniging.
Is het contact-emailadres niet ingevuld, dan wordt de e-mail gestuurd naar het standaard e-mailadres van de vereniging.
